Ana Suárez
EditoraCoordinar una reunión por correo electrónico puede ser más complicado de lo que parece. Entre mensajes que van y vienen, horarios que cambian y respuestas que tardan en llegar, algo tan simple como agendar una cita puede convertirse en una tarea tediosa. Para simplificar este proceso, Google acaba de integrar una nueva función en Gmail que permite proponer horarios disponibles directamente desde la redacción de un correo.
Proponer horarios sin salir de Gmail
Desde hace varios meses hemos ido viendo cómo Gmail ha ido implementando diferentes cambios en la aplicación. Una nueva interfaz, funciones que poco a poco han hecho el uso mucho más práctico y cómodo, como las tarjetas de eventos.
La herramienta ya está disponible para todos los usuarios, tanto personales como profesionales, y forma parte de una actualización que Google comenzó a implementar en mayo de 2024 para clientes de Workspace. Desde este mes, la función se habilita de forma general en todas las cuentas de Gmail alrededor del mundo.
Al redactar un correo en Gmail desde el navegador, ahora verás un nuevo icono de calendario justo debajo del cuerpo del mensaje. Al hacer clic en él, puedes seleccionar la opción “Proponer horarios disponibles”. Esto abrirá una ventana emergente con tu Google Calendar, donde podrás seleccionar los momentos en los que estás libre para reunirte.
Si no ves la opción de inmediato, puedes acceder desde el menú de tres puntos en la parte inferior del editor de correos, eligiendo Configurar una reunión > Proponer horarios disponibles.
Una vez elegidas las franjas horarias, Gmail las insertará automáticamente en el mensaje. El destinatario podrá elegir el horario que más le acomode, y una vez confirmado, la cita se añadirá automáticamente a ambos calendarios.
Una función que mejora la productividad
Aunque la integración entre Gmail y Google Calendar no es nueva, esta herramienta representa un salto importante en comodidad y eficiencia. Algunas de sus principales ventajas:
- Ahorro de tiempo: ya no es necesario cambiar de pestaña ni copiar tu disponibilidad manualmente.
- Menos correos: reduce el intercambio innecesario de mensajes para coordinar.
- Sin cruces de agenda: la disponibilidad se toma directamente desde tu Calendar actualizado.
- Acceso para todos: está disponible tanto en cuentas gratuitas como de pago.
¿Y si ya usas la programación de citas de Google Calendar?
Si tienes activa la página de reservas en Google Calendar, Gmail la integrará automáticamente. En caso contrario, puedes activarla desde la configuración de Calendar, en la sección Programación de citas. Desde ahí, puedes personalizar detalles como:
- Duración de las reuniones
- Días y horarios disponibles por semana
- Tiempo de descanso entre citas
- Límite de reuniones por día
- Modalidad del encuentro (presencial, telefónica o con Google Meet)
- Formularios personalizados para confirmar la asistencia
Requisitos y disponibilidad
La función está disponible para cualquier persona con una cuenta de Google y acceso a Gmail desde el navegador. No requiere extensiones ni configuraciones adicionales. Sin embargo, algunas características avanzadas, como el envío automático de recordatorios o la creación de múltiples páginas de reserva, están reservadas para usuarios de Google Workspace.
Con esta novedad, Google refuerza su apuesta por convertir Gmail no solo en un gestor de correo, sino también en una plataforma de productividad integral, integrada con el resto de sus herramientas.
Imágenes | Freepik AI
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